Client / Projet
Client
- NHS Trust
Secteur d’activité
- Santé
Contexte
- Mise en concurrence des prestations FM avec un fort enjeu d’ingénierie social
Périmètre projet
- Prestations de restauration patient, visiteur et personnel médical
- Bio nettoyage
- Brancardage
- Gouvernante d’étage
- Sécurité
- Accueil des patients
- Courrier
Données clés
Nombre de sites et capacité :
- 3 hôpitaux
- Nombre de lits : 900
Données sur les flux patients et utilisateurs des services
- Nombre de patients hospitalisés par an: > 150 000
- Nombre de patients ambulatoires par an : > 750 000
- 7 500 personnels NHS Trust
Reprise de personnel
- 800 salariés de la concurrence
CapEx du projet : 3M€
Dispositif de l’équipe projet
- 10 experts projets (métiers, RH, compta, diététicien, achats)
- 150 opérationnels tournants, en support sur la période de transition et de stabilisation des opérations
Démarche et Problématique
Enjeux
- Le transfert de 800 personnel provenant de la concurrence
- Déploiement d’une nouvelle solution de restauration « à la carte » pour les patients
- Rénovation des 7 espaces de restauration sous 3 mois
Challenges rencontrées
- L’aspiration des personnes clefs du contrat par le prestataire sortant
- La coordination de la transition avec le prestataire sortant
- La planification et coordination des projets de rénovation avec notre BET, les équipes « Real Estate » et SI du Trust et les fournisseurs
- Découverte d’amiante pendant la rénovation d’un « café », la gestion de la mise en sécurité et la décontamination des lieux
- Commandes de matériels, équipements, EPI, tenues et coordination des équipes fournisseurs en support à l’implémentation
- Coordonner une transition simultané des opérations
- Pilotage d’une équipe projet, forte de 10 experts et de 150 opérationnels hétérogènes et tournants sur une durée de 3 à 5 jours
Résultats
Organisationnels
- Elaboration des planning opérationnels en corrélation avec les objectifs commerciaux
- Développement d’un outil d’analyse des tendances alimentaires des patients, générant des statistiques de commande (maîtrise des pertes, -94% en 8 semaines)
- Rénovation de 3 espaces de restauration le weekend de transition
Process & outils de pilotage
- Mise en place des processus et des outils de pilotage opérationnels
- Initiation aux outils et montée en compétences des équipes transférées
- Elaboration des budgets
Aspects Logistiques
- Coordination et gestion des Livraisons sur des sites sensibles.
- Réception, contrôle, stockage des livraisons « dispatch» de 200 frigidaires, 400 micro-ondes, 100 palettes de matériels et équipements…
- Mise en place de chambres froides mobiles pour assurer la livraison et un transfert simultané des denrées
Ressources Humaines
- Transfert de 800 personnes sous la règlementation TUPE
- Plan de communication, réunions collectives/individuelles et IRP
- Bilans de compétences
- Consolidation et validation des transferts avec les RH du concurrent
- Enregistrements administratifs (RH/paie…) et mise en place d’un bureau de réclamation pour traiter instantanément les problématiques de paie post intégration…